Guia de Execução do Orçamento Descentralizado

• Verifique se a unidade consta em documentos de planejamento (PCA, planos internos da PROAD);
• Confirme junto à PROAD se há PTRES, plano orçamentário ou dotação vinculada à unidade;
• Consulte orientações formais enviadas por e-mail, memorandos ou despachos sobre recursos para a unidade.

Em caso de dúvida, a unidade deve encaminhar questionamento formal à PROAD, indicando o exercício (ano) e a natureza das atividades que pretende executar.

Significa que a unidade poderá planejar e executar despesas, conforme limites e regras estabelecidos, a partir de um Plano de Trabalho (PT), em articulação com a PROAD.

Isso envolve:

• Classificar as despesas por naturezas de despesa (ND) adequadas;
• Respeitar os limites orçamentários e cronograma de desembolso da UFJ;
• Encaminhar adequadamente os processos no SEI para cotação, contratação e pagamento.

Nesses casos, as demandas da unidade também podem ser atendidas, mas normalmente por meio de:

• Inclusão das necessidades em planejamentos mais amplos (manutenção predial, TI, insumos gerais, etc.);
• Processos conduzidos diretamente pela PROAD, com participação da unidade na instrução técnica.

Mesmo sem orçamento descentralizado, a unidade deve planejar suas demandas e dialogar com a PROAD para alinhamento de prioridades.

PTRES é um identificador orçamentário (Programa de Trabalho Resumido) que associa:

• A Ação orçamentária (por exemplo, Funcionamento das IFES);
• A Unidade Orçamentária (UFJ);
• E outros parâmetros definidos nacionalmente.

Em muitas situações, a PROAD faz o controle interno indicando qual parte do PTRES está “comprometida” com cada unidade.

A Natureza de Despesa é um código que indica “o que está sendo comprado/pago” do ponto de vista contábil. Exemplo:

No Plano de Trabalho, a unidade distribui os valores entre as NDs conforme o tipo de despesa prevista.

O Plano de Trabalho é um documento semi-contábil e de gestão no qual a unidade define:

• Quais despesas pretende realizar;
• Quanto pretende gastar em cada natureza de despesa;
• Em que período essas despesas tendem a ocorrer;
• Qual objetivo técnico do uso dos recursos.

Ele é a “ponte” entre o planejamento acadêmico/administrativo e a execução orçamentária conduzida pela PROAD.

Toda despesa pública passa, em geral, por três fases principais:

1. Empenho: reserva do orçamento para uma despesa específica;
2. Liquidação: comprovação de que o serviço foi prestado ou o bem entregue;
3. Pagamento: quitação do compromisso com o fornecedor/credor.

A unidade atua principalmente: na fase pré-empenho (planejamento e instrução do processo) e na liquidação (atestando recebimento/execução).

• Identificação da unidade (nome, sigla, responsável);
• Exercício (ano de referência do orçamento);
• Objetivo geral do uso dos recursos (ex.: apoio às atividades de ensino, pesquisa, extensão, gestão);
• Quadro por natureza de despesa, com:
  • Código da ND;
  • Descrição da ND;
  • Descrição resumida do que se pretende adquirir/contratar;
  • Valor previsto;
  • Observações (cronograma, projetos vinculados, etc.).
• Responsáveis (direção/coordenação, servidor de referência);
• Assinaturas ou ciência digital, conforme normas da UFJ.

A PROAD poderá disponibilizar um modelo padrão em planilha para preenchimento.

➡ Link sugerido: Modelo de Plano de Trabalho

• Usar naturezas de despesa inadequadas ao tipo de gasto planejado;
• Informar valores muito genéricos, sem conexão com pesquisas de preço ou estimativas razoáveis;
• Planejar despesas que não são compatíveis com o perfil da unidade ou com a ação orçamentária;
• Esquecer despesas recorrentes importantes (manutenções, insumos permanentes, contratos em andamento);
• Não deixar margem de flexibilidade mínima para ajustes durante o exercício.

Em caso de dúvida sobre a natureza de despesa ou classificação, recomenda-se consultar a PROAD antes de consolidar o PT.

Não. Muitas despesas são geridas de forma centralizada (por exemplo, contratos gerais de limpeza, vigilância, TI central, entre outros). O orçamento descentralizado é uma forma de dar maior autonomia planejada às unidades, mas não substitui todas as ações centralizadas da instituição.

Em geral, sim, desde que haja justificativa e que as alterações sejam acordadas com a PROAD. Mudanças significativas de foco ou de natureza de despesa devem ser formalizadas por meio de processo SEI, para manter a rastreabilidade do planejamento.

Caso a despesa não seja empenhada em tempo hábil, o recurso pode deixar de estar disponível para aquela finalidade naquele exercício, não sendo automaticamente transferido para o próximo ano. Por isso, é importante acompanhar prazos e cronogramas da execução.

A responsabilidade é compartilhada:

• A unidade responde pela coerência do planejamento e pela correta utilização dos bens/serviços;
• A PROAD responde pela conformidade orçamentária, financeira e legal da execução;
• A UFJ, como um todo, responde perante os órgãos de controle.