🧭 Modelo de referência para abertura de processos no SEI

Guia de Abertura de Processos de Execução de Despesas

Orientações da Pró-Reitoria de Administração e Finanças (PROAD/UFJ) para abertura e instrução de processos no SEI, conforme a natureza da despesa e o fluxo institucional.

Universidade Federal de Jataí (UFJ) PROAD · Orçamento e Finanças · Execução da Despesa

Visão geral Como usar

Use os blocos abaixo como “receita” para abrir o processo no SEI e instruir com os documentos mínimos.

1
Escolha o tipo
Defina o Tipo de processo e a Especificação conforme a despesa.
➜
2
Inclua formulários
Anexe o Formulário SEI pertinente, com assinaturas e dados do centro de custo.
➜
3
Despache
Inclua o Despacho de encaminhamento para o Setor de Orçamento (ou DCL, conforme o caso).
➜
4
Relacione
Relacione o processo ao Plano de Trabalho (e ao processo de empenho, quando aplicável).
Padrão de qualidade: sempre que possível, informe no despacho o centro de custo, o valor total e a natureza de despesa, e mantenha o vínculo com o Plano de Trabalho.

1) Diárias no País SCDP · Empenho estimativo

Fluxo para abertura de processo visando o empenho estimativo de diárias (nacionais), com vinculação ao Plano de Trabalho.

1.1 Abrir processo para Empenho da despesa
📌 Configuração do processo no SEI ▶
  • Tipo de processo: Orçamento e Finanças: Empenho Estimativo;
  • Especificação: Empenho para Diárias no País;
  • Incluir documento: Formulário SEI Pedido de Serviço, devidamente assinado pelo responsável (coordenador ou diretor), contendo centro de custo e valor total referente à natureza de despesa.
  • Despacho: Despacho de encaminhamento para o Setor de Orçamento.
Obs: relacionar o processo ao processo do Plano de Trabalho.

2) Passagens para o País SCDP · Empenho estimativo

Fluxo para abertura de processo visando o empenho estimativo de passagens (nacionais), com vinculação ao Plano de Trabalho.

2.1 Abrir processo para Empenho da despesa
📌 Configuração do processo no SEI ▶
  • Tipo de processo: Orçamento e Finanças: Empenho Estimativo;
  • Especificação: Empenho para Passagens para o País;
  • Incluir documento: Formulário SEI Pedido de Serviço, devidamente assinado pelo Pró-Reitor, contendo centro de custo e valor total referente à natureza de despesa.
  • Despacho: Despacho de encaminhamento para o Setor de Orçamento.
Obs: relacionar o processo ao processo do Plano de Trabalho.

3) Indenizações e Restituições Empenho + Reembolso

Orientações para abertura do processo de empenho estimativo e, quando aplicável, do processo de reembolso do servidor.

3.1 Abrir processo para Empenho da despesa
📌 Configuração do processo de empenho no SEI ▶
  • Tipo de processo: Orçamento e Finanças: Empenho Estimativo;
  • Especificação: Empenho para Indenizações e Restituições;
  • Incluir documento: Formulário SEI Pedido de Serviço, devidamente assinado pelo Pró-Reitor, contendo centro de custo e valor total referente à natureza de despesa.
  • Despacho: Despacho de encaminhamento para o Setor de Orçamento.
Obs: relacionar o processo ao processo do Plano de Trabalho.
3.2 Abrir processos para solicitações dos Auxílios
🧾 Configuração do processo de reembolso/restituição no SEI ▶
  • Tipo de processo: Orçamento e Finanças: Reembolso de Servidor;
  • Incluir documento: Formulário SEI Pedido de Reembolso/Restituição: preencher, assinar (assinatura do solicitante e do responsável pelo centro de custos) e anexar os documentos solicitados no próprio formulário.
  • Despacho: Despacho de encaminhamento para o Setor de Orçamento.
Obs: relacionar com o processo de empenho.

4) Gratificação por Encargo de Curso e Concurso (GECC) Empenho + Pagamento

Fluxo para abertura de processo de empenho estimativo e, posteriormente, processos de solicitação de pagamento (conforme fluxo a ser pactuado com a PROPESSOAS).

4.1 Abrir processo para Empenho da despesa
📌 Configuração do processo de empenho no SEI ▶
  • Tipo de processo: Orçamento e Finanças: Empenho Estimativo;
  • Especificação: Empenho para GECC;
  • Incluir documento: Formulário SEI Pedido de Serviço, devidamente assinado pelo Pró-Reitor, contendo centro de custo e valor total referente à natureza de despesa.
  • Despacho: Despacho de encaminhamento para o Setor de Orçamento.
Obs: relacionar o processo ao processo do Plano de Trabalho.

5) Serviço de Seleção e Treinamento Contratação · PCA 2026

Fluxo de contratação conduzido via DCL, com verificação de compatibilidade com o Plano de Contratações Anual (PCA) 2026 e vinculação ao Plano de Trabalho.

5.1 Abrir processo e encaminhar à DCL
📌 Instrução inicial e verificação de compatibilidade com o PCA ▶
  1. Abrir processo no SEI para a demanda de Serviço de Seleção e Treinamento;
  2. Relacionar o processo ao processo do Plano de Trabalho;
  3. Encaminhar à Diretoria de Compras e Licitações (DCL) para verificação de compatibilidade com o PCA 2026.
Obs: o processo deve estar devidamente relacionado ao Plano de Trabalho antes do envio à DCL.
5.2 Instrução do processo de contratação (pela DCL)
🧾 Etapas de instrução e solicitação de documentação ▶

Após a verificação da compatibilidade com o PCA, a DCL procederá à instrução do processo de contratação, solicitando à área demandante a documentação pertinente ao objeto, nos termos da legislação vigente.

Dica prática: quando a DCL solicitar documentos, responda no próprio processo e mantenha tudo organizado em blocos (documento técnico, estimativa de preços, justificativas, etc.) para acelerar o trâmite.

6) Bolsas e Auxílios Empenho + Pagamentos mensais

Fluxo padrão para abertura do processo de empenho (inicial), organização documental do projeto (meio) e processos mensais de pagamento (fim), sempre com relacionamento ao processo de empenho.

6.1 Processo de Empenho (INICIAL)
📌 Configuração do processo no SEI ▶
  • Tipo de processo: Orçamento e Finanças: Empenho Estimativo;
  • Especificação: Empenho para Bolsas e Auxílios;
  • Incluir documento:
    • Formulário SEI Pedido de Serviço (informar valor pleiteado, tipos de bolsas, quantidades, período e demais informações pertinentes), assinado pelo gestor do centro de custos;
    • Autorização prévia (Ofício, Ata do CONSUNI, Decreto, Lei, Portaria etc.);
    • Projeto (PDF);
    • Plano de Trabalho (PDF);
    • Minuta do Edital (PDF).
  • Despacho: Despacho solicitando autorização orçamentária para emissão de empenho e publicação do edital, com encaminhamento à PROAD.
Obs: relacionar o processo ao processo do Plano de Trabalho. O processo ficará aberto na unidade durante a vigência do Plano de Trabalho e será reaberto na PROAD quando forem necessários ajustes (reforço, anulação ou cancelamento).
6.2 Processo de Gestão do Projeto (MEIO)
📌 Processo relacionado ao empenho (organização e gestão) ▶
  • Tipo de processo: Processo administrativo relacionado ao processo de empenho (inicial);
  • Especificação: Gestão do Projeto – Bolsas e Auxílios;
  • Incluir documento:
    • Projeto;
    • Plano de Trabalho;
    • Minuta do Edital;
    • Edital publicado (após aprovação/assinaturas);
    • Cronograma;
    • Publicações pertinentes (retificações, aditivos etc.);
    • Listas de classificação;
    • Convocações e demais registros do programa.
  • Despacho: Manter o processo para registro e gestão na unidade. Encaminhar à PROAD/DCF apenas quando houver demanda (ex.: ajustes que impactem valores/prazos).
Dica: quando houver alteração de valores ou prazos (desde que previamente aprovados), inserir a documentação também no processo de empenho (inicial) para viabilizar adequações orçamentárias.
Obs: na abertura do processo, recomenda-se informar como Interessados: PROAD, DCF e SOR.
6.3 Processos Mensais de Pagamento (FIM)
📌 Configuração do processo mensal de pagamento no SEI ▶
  • Tipo de processo: Orçamento e Finanças: Pagamento de Bolsas;
  • Especificação: Pagamento Mensal de Bolsas – (mês/ano de competência);
  • Incluir documento:
    • Boletim de Frequência dos bolsistas (SEI);
    • Relação de pagamento do mês (planilha em ordem alfabética com: edital, projeto, unidade/órgão, centro de custos, mês/ano, dados bancários, carga horária, valores, total e assinaturas do coordenador do projeto e do gestor do centro de custos);
    • Lista de Credores (SIAFI) contendo CPF e domicílio bancário (com suporte/treinamento da DCF, quando necessário).
  • Despacho: Despacho à PROAD solicitando o pagamento, informando valor, mês/ano de competência, projeto, edital e o número da Nota de Empenho.
Prazo: abrir um processo por mês de competência e relacionar ao processo de empenho (inicial). Encaminhar à PROAD até o dia 20 do mês de referência, para pagamento até o 5º dia útil do mês subsequente.

7) Material de Consumo ou Permanente DCL · Licitação/Contratação Direta

Fluxo processual para aquisições de material de consumo e/ou permanente, com autuação na DCL e instrução técnica obrigatória (DFD, ETP, TR, proposta).

🧾 Tipo do processo (SEI) e documentos necessários ▶
  • Tipo do processo (SEI): Material: Requisição e Contratação de Serviços: Inclusive Licitação (conforme fluxo da DCL);
  • Objeto: aquisição por compra de material de consumo e/ou material permanente (inclusive licitação).

Documentos necessários (mínimo):

  • Documento de Formalização de Demanda (DFD) (validado no PGC/PCA);
  • Estudo Técnico Preliminar (ETP);
  • Termo de Referência (TR);
  • Proposta válida.
Observação: a execução da contratação não dispensa o planejamento, especialmente a inclusão da demanda no PCA vigente, além da previsão orçamentária suficiente.
🔄 Fluxo em etapas (DCL) ▶
  1. Para que a DCL possa autuar o processo (criar e instruir): será necessário que a Demanda seja apresentada no PCA por meio da Plataforma GOVPLAN
  2. Autuação e registro inicial (DCL): autuar o processo; anexar DFD; verificar vinculação ao PCA (ou justificar inclusão); registrar dados básicos.
  3. Despacho inicial ao demandante (DCL): orientar; solicitar ETP e TR; indicar ordem/organização da instrução.
  4. Instrução processual (Demandante): incluir ETP, TR e 1 proposta válida.
  5. Recebimento e análise técnica (DCL): conferir ETP/TR; realizar pesquisa de preços (IN 65/2021); solicitar ajustes quando necessário.
  6. Consolidação e encaminhamento (DCL): registrar despacho conclusivo da fase de planejamento e encaminhar para prosseguimento da contratação.

8) Serviços DCL · Com ou sem dedicação exclusiva

Fluxo processual para contratações de serviços (inclusive licitações), abrangendo contratações com ou sem dedicação exclusiva de mão de obra.

🧾 Tipo do processo (SEI) e documentos necessários ▶
  • Tipo do processo (SEI): Material: Requisição e Contratação de Serviços: Inclusive Licitação;
  • Escopo: serviços com ou sem dedicação exclusiva de mão de obra.

Documentos necessários (mínimo):

  • DFD (validado no PGC/PCA);
  • ETP;
  • TR;
  • Proposta válida;
  • Minuta de contrato (quando for o caso) e documentos correlatos (ex.: IMR, Mapa de Riscos, quando aplicável).
Observação: a execução da contratação não dispensa planejamento (inclusão no PCA) e existência de previsão orçamentária.
🔄 Fluxo em etapas (DCL) ▶
  1. Autuação e registro inicial (DCL): autuar o processo; anexar DFD; verificar vinculação ao PCA; registrar dados básicos da contratação.
  2. Despacho inicial ao demandante (DCL): orientar; solicitar ETP e TR; indicar obrigatoriedades; quando aplicável, solicitar abertura de processo relacionado para indicação da equipe de planejamento.
  3. Instrução processual (Demandante): incluir ETP, TR, proposta válida e minuta de contrato (quando aplicável), além de análise crítica de valores coletados.
  4. Recebimento e análise técnica (DCL): verificar ETP/TR; checar minuta/IMR/mapa de riscos (quando aplicável); conferir pesquisa de preços/orçamentos e coerência entre documentos; solicitar ajustes.
  5. Consolidação e encaminhamento (DCL): registrar despacho conclusivo e encaminhar para prosseguimento da contratação.

9) Estágios (Graduação e Pós-Graduação) Empenho + Pagamentos mensais

Fluxo padrão para abertura do processo de empenho (inicial), gestão administrativa do programa de estágio e processos mensais de pagamento de bolsa-estágio e auxílio-transporte.

9.1 Processo de Empenho (INICIAL)
📌 Configuração do processo no SEI ▶
  • Tipo de processo: Orçamento e Finanças: Empenho Estimativo;
  • Especificação: Empenho para Estágios (Graduação e Pós-Graduação);
  • Incluir documento:
    • Formulário SEI Pedido de Serviço (informar quantidade de estagiários, carga horária, valor mensal da bolsa, auxílio-transporte, período de vigência e valor total estimado), assinado pelo gestor do centro de custos;
    • Minuta do Edital ou instrumento convocatório (quando houver seleção pública);
    • Memória de Cálculo do impacto orçamentário por exercício;
    • Plano de Trabalho ou justificativa institucional da demanda.
  • Despacho: Despacho solicitando aprovação orçamentária e autorização para publicação do edital, indicando Ação Orçamentária, PTRES e Natureza de Despesa.
Obs: relacionar o processo ao Plano de Trabalho e manter controle da vigência (máximo de 2 anos por estagiário, conforme legislação).
9.2 Processo de Gestão do Programa de Estágio (MEIO)
📌 Processo administrativo relacionado ao empenho ▶
  • Tipo de processo: Processo administrativo relacionado ao empenho;
  • Especificação: Gestão do Programa de Estágios – (Graduação ou Pós-Graduação);
  • Incluir documento:
    • Edital publicado;
    • Resultado final e listas de classificação;
    • Termos de Compromisso de Estágio (TCE);
    • Planos de Atividades;
    • Termos aditivos (quando houver prorrogação ou alteração);
    • Relatórios semestrais e final.
  • Despacho: Manter o processo na unidade para gestão e registro. Encaminhar à PROAD/DCF apenas quando houver impacto financeiro (substituição, prorrogação, aumento de quantitativo etc.).
Importante: qualquer alteração que impacte valores deverá ser registrada também no processo de empenho.
9.3 Processos Mensais de Pagamento (FIM)
📌 Configuração do processo mensal de pagamento ▶
  • Tipo de processo: Orçamento e Finanças: Pagamento de Bolsa-Estágio;
  • Especificação: Pagamento Mensal de Estágio – (mês/ano);
  • Incluir documento:
    • Boletim de Frequência do estagiário;
    • Relação de pagamento mensal (nome, CPF, dados bancários, carga horária, valor da bolsa, valor do auxílio-transporte e total geral);
    • Lista de Credores SIAFI (CPF e domicílio bancário).
  • Despacho: Encaminhamento à PROAD solicitando pagamento, informando mês de competência, valor total e número da Nota de Empenho.
Prazo: abrir um processo por mês de competência e relacionar ao processo de empenho inicial. Encaminhar até o dia 20 para pagamento no mês subsequente.